CIB coSys

Eficiente y sin barreras: la nueva gestión de plantillas de la ciudad de Múnich

CIB coSys pone orden en las plantillas de la ciudad de Múnich

En el marco de la estrategia de digitalización de la ciudad de Múnich la ciudad ha apostado por nuestra solución CIB coSys y con ella, por un nuevo sistema de plantillas para la correspondencia. Desde 2019, el equipo ha estado trabajando en la integración y su despliegue. CIB coSys ya está interactuando con gran éxito en tres departamentos: Un total de 4.500 empleados, el 20% de todos los empleados de la administración municipal de Múnich, ya se benefician de sus numerosas ventajas.

Diseño uniforme y fácil de usar, con un stock de plantillas reducido

En el pasado se empleaban más de 200.000 plantillas para la creación de documentos, por ejemplo, en el servicio de atención al ciudadano con el consiguiente trabajo de mantenimiento de las mismas. Con coSys, la creación de documentos se realiza de forma centralizada a través de una única plataforma. De este modo, las plantillas tienen un diseño uniforme, independientemente del formato del archivo de salida. Así, todos los ciudadanos reciben formularios de diseño unificados. También se logró reducir el número de plantillas a 25.000 (reducción del 87,5%), con la eliminación de duplicados y versiones obsoletas. Las estadísticas de uso de coSys también muestran qué plantillas se utilizan y con qué frecuencia. Esto facilita el proceso a la hora de optimizar el inventario prescindiendo de plantillas en desuso.

Procesos más eficaces

CIB coSys no sólo destaca en la gestión de plantillas digitales. La automatización de los documentos permite prescindir de hojas de ruta o carpetas de firmas. Los documentos generados a partir de las plantillas pueden liberarse mediante un flujo de trabajo de procesos. Además, las grandes cantidades de datos ya no son un problema con los potentes servidores de CIB, que procesan y envían rápidamente un gran número de documentos.

Certificado: Documentos PDF sin barreras con CIB coSys

CIB coSys puede crear documentos PDF accesibles. Durante el proyecto de implementación en Múnich, coSys recibió el sello de accesibilidad certificada de la Fundación Pfennigparade, que confirma que nuestra solución es apta para personas ciegas y con discapacidad visual. Así, los ciudadanos disponen a partir de ahora de formularios PDF sin barreras.

Múnich ha dado un gran paso en el campo de los servicios digitales y la apuesta por coSys ha sido todo un éxito: el sistema se considera fácil de usar, rápido y eficaz. Próximamente se llevarán a cabo otros tres proyectos dentro de la administración para acometer la optimización de un nuevo volumen de más de 1.500 plantillas.

Puede obtener más información sobre CIB coSys en nuestro sitio web o visitar el artículo publicado en el blog de la ciudad de Múnich.

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