Con CIB flow se redefine el futuro de la administración tributaria en Baden-Württemberg. Desde el verano de 2017, el proyecto "Agencia Tributaria del Futuro" ha impulsado una transformación sin precedentes en Baden-Württemberg. Con la introducción de flujos de trabajo digitales avanzados, hemos revolucionado los procesos de trabajo en las oficinas tributarias del estado y, al mismo tiempo, hemos establecido estándares en términos de eficiencia y sostenibilidad. Nuestra exitosa colaboración con las oficinas tributarias locales demuestra de forma impresionante cómo la digitalización puede modernizar la administración pública y ahorrar al mismo tiempo considerables recursos".
Proyecto "La oficina fiscal del futuro
En el marco de "digital@bw", en 2017 se inauguró la era de la digitalización con CIB flow en cinco oficinas fiscales piloto seleccionadas. El objetivo del proyecto "WoZu-Papier" es transferir los procesos basados en papel al mundo digital. El resultado: un impresionante cambio a la gestión electrónica de expedientes, que se extendió a las 65 oficinas tributarias del país tras una exitosa fase piloto.
Ventajas y beneficios
La introducción de CIB flow marca un punto de inflexión:
- Reducción drástica de los tiempos de procesamiento
- Minimización de la tasa de error
- Aumento de la satisfacción de empleados y ciudadanos
- Contribución significativa a la protección del medio ambiente al reducir el consumo de papel y las emisiones de CO2
La introducción de CIB flow en las oficinas tributarias de Baden-Württemberg aporta numerosas ventajas. La automatización de los procesos estándar no sólo reduce drásticamente el tiempo de tramitación, sino que también minimiza la tasa de errores. Esto redunda en una mayor satisfacción tanto de los empleados como de los ciudadanos. Además, la digitalización permite una tramitación más transparente y comprensible de los asuntos fiscales, lo que refuerza la confianza en la administración tributaria. CIB flow contribuye a la protección del medio ambiente al reducir significativamente el consumo de papel y las emisiones de CO2.
En cifras
- 65 oficinas tributarias tramitan digitalmente la correspondencia
- Más de 5 millones de transacciones se procesaron digitalmente en el primer año
- 70 toneladas de papel ahorradas en el primer año, el equivalente a 64 europalets de papel.
- Menor tiempo de tramitación de las notificaciones gracias al proceso digital
Más ventajas
- Posibilidad de que los empleados trabajen desde casa
- Procesos claramente definidos para un funcionamiento sin problemas
- Optimización de costes gracias al control centralizado de la línea de impresión.
Situación inicial
Anteriormente, los documentos se imprimían de forma descentralizada en las impresoras de los puestos de trabajo y en las impresoras multifunción de las 65 oficinas fiscales y se ensobraban, sellaban y enviaban a través de las oficinas de correos internas. Cualquier intervención necesaria del supervisor o supervisores o de otras oficinas (por ejemplo, Hacienda) se realizaba en papel a través del correo interno. Tras el envío, la copia del expediente se archivaba manualmente en el expediente en papel de cada persona.
Objetivo
El objetivo principal del proyecto era modernizar y digitalizar los procesos de trabajo en los 15.000 puestos de trabajo de las oficinas tributarias. Con CIB flow, posibilitamos la tramitación sin papel y sin discontinuidad de medios, optimizamos los procesos de trabajo y apoyamos eficazmente a los funcionarios en su día a día.
Con CIB flow, las notificaciones y documentos ya no se imprimen y envían in situ en las oficinas tributarias, sino de forma centralizada en el centro de impresión y envío (DVZ) del Centro Estatal de Proceso de Datos (LZfD) de Karlsruhe. Ya no es necesario imprimir copias de los expedientes, puesto que ahora los documentos se almacenan digitalmente en el expediente electrónico. Allí pueden consultarse en cualquier momento. Los procesos de dibujo y participación se han cartografiado por completo mediante el sistema de flujo de trabajo digital. Esto permite la tramitación sin papel, sin discontinuidad de medios, y ayuda de forma óptima a los empleados en estos procesos.
Implantación y desarrollo
El Centro Estatal de Proceso de Datos en Alemania (LZfD) está estableciendo nuevos estándares en la administración financiera con CIB flow. Desde abril de 2021 se digitalizan allí los procesos de suscripción y participación, acompañados del envío centralizado de documentos. Las funciones más importantes son:
CIB flow marca un punto de inflexión en la administración digital que mejora significativamente tanto la eficiencia como la gestión sostenible en las oficinas tributarias.
La Agencia Tributaria Regional de Karlsruhe confió en la experiencia de nuestros consultores de procesos para implantar los nuevos procesos de forma rápida y eficiente. Con sus profundos conocimientos y su amplia experiencia, garantizan una integración perfecta y satisfactoria de los procesos.
Resumen y revisión
La introducción a escala nacional de nuestro sistema de flujo de trabajo marca un punto de inflexión en la transformación digital de la administración financiera. Con más de 5 millones de transacciones procesadas digitalmente, estamos estableciendo nuevos estándares:
- Eficiencia sin papel: al introducir los expedientes electrónicos y evitar las impresiones en papel, estamos optimizando el uso de los recursos y los gastos de envío.
- Modelo de trabajo flexible: el diseño del proceso digital permite trabajar independientemente de la ubicación y fomenta el equilibrio entre la vida laboral y personal.
- Conciencia medioambiental: La digitalización de los procesos tradicionales ya ha ahorrado varios camiones de papel y acelerado los tiempos de tramitación y respuesta.
Nuestro compromiso con la innovación digital refleja nuestros esfuerzos por crear una administración más eficiente, respetuosa con el medio ambiente y flexible.
Los ciudadanos en el marco de la OZG
A partir del 1 de enero de 2023, estamos preparados para ofrecer todos los servicios administrativos por vía electrónica en el marco de la Ley de Acceso en Línea (OZG) en Alemania, una iniciativa para promover la administración digital accesible. Optimizando y ampliando continuamente nuestros procesos digitales:
- Entrega digital: Los ciudadanos se benefician de una entrega electrónica de documentos más rápida y respetuosa con el medio ambiente.
- Cumplimiento de la OZG: Nuestro cumplimiento de la ley enfatiza nuestro objetivo de una administración moderna, sin barreras y digital.
Con nuestro compromiso con la administración digital, facilitamos el día a día de los ciudadanos y contribuimos activamente a la digitalización de la sociedad.
¿Quiere saber cómo puede utilizar CIB flow para su organismo público?
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