Mit CIB flow wird die Zukunft der Finanzverwaltung in Baden-Württemberg neu definiert. Seit Sommer 2017 treibt das “Projekt Finanzamt der Zukunft” in Baden-Württemberg eine beispiellose Transformation voran. Mit der Einführung fortschrittlicher digitaler Workflows haben wir die Arbeitsprozesse in den Finanzämtern des Landes revolutioniert und gleichzeitig Maßstäbe in Sachen Effizienz und Nachhaltigkeit gesetzt. Unsere erfolgreiche Zusammenarbeit mit den Finanzämtern vor Ort zeigt eindrucksvoll, wie die Digitalisierung die öffentliche Verwaltung modernisieren und gleichzeitig erhebliche Ressourcen einsparen kann.
Projekt „Finanzamt der Zukunft“
Im Rahmen von “digital@bw” wurde 2017 in fünf ausgewählten Pilotfinanzämtern das Zeitalter der Digitalisierung mit CIB flow eingeläutet. Ziel des Projekts “WoZu-Papier” ist es, papiergebundene Prozesse in die digitale Welt zu überführen. Das Ergebnis: eine beeindruckende Umstellung auf elektronische Aktenführung, die nach erfolgreicher Pilotphase auf alle 65 Finanzämter des Landes ausgerollt wurde.
Vorteile und Leistungen
Die Einführung von CIB flow markiert einen Wendepunkt:
- Drastische Verkürzung der Durchlaufzeiten
- Minimierung der Fehlerquote
- Höhere Zufriedenheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie der Bürgerinnen und Bürger
- Erheblicher Beitrag zum Umweltschutz durch Reduzierung des Papierverbrauchs und der CO2-Emissionen
Die Einführung von CIB flow in den Finanzämtern Baden-Württembergs bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Durch die Automatisierung von Standardprozessen wird nicht nur die Bearbeitungszeit drastisch verkürzt, sondern auch die Fehlerquote minimiert. Dies führt zu einer höheren Zufriedenheit sowohl der Mitarbeiter als auch der Bürger. Zudem ermöglicht die Digitalisierung eine transparentere und nachvollziehbarere Bearbeitung von Steuerangelegenheiten, was das Vertrauen in die Finanzverwaltung stärkt. Nicht zuletzt leistet CIB flow einen wertvollen Beitrag zum Umweltschutz, indem der Papierverbrauch und die CO2-Emissionen deutlich reduziert werden.
In Zahlen
- 65 Finanzämter wickeln den Schriftverkehr digital ab
- Über 5 Millionen Vorgänge wurden im ersten Jahr digital bearbeitet
- 70 Tonnen Papier wurden im ersten Jahr eingespart – das entspricht 64 Europaletten Papier.
- Kürzere Bearbeitungszeiten von Bescheiden durch den digitalen Prozess
Weitere Vorteile
- Ermöglichung von Home-Office für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
- Klar definierte Prozessabläufe für einen reibungslosen Betrieb
- Kostenoptimierung durch zentrale Steuerung der Druckstraße.
Ausgangssituation
Bisher wurden die Dokumente dezentral an den Arbeitsplatzdruckern und Multifunktionsdruckern in den 65 Finanzämtern ausgedruckt und über die Hauspoststellen kuvertiert, frankiert und versandt. Die ggf. erforderliche Beteiligung des/der Dienstvorgesetzten oder anderer Stellen (z.B. Finanzkasse) erfolgte in Papierform über die Hauspost. Nach dem Versand wurde das Aktenexemplar manuell personenbezogen in der Papierakte abgelegt.
Zielsetzung
Wesentliches Ziel des Projektes FiZ war die Modernisierung und Digitalisierung der Arbeitsprozesse in den Finanzämtern für die 15.000 Arbeitsplätze. Mit CIB flow ermöglichen wir eine papierlose und medienbruchfreie Bearbeitung, optimieren Arbeitsprozesse und unterstützen unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter effektiv.
Mit der Einführung von WoZu-Papier werden die erstellten Bescheide und Dokumente grundsätzlich nicht mehr vor Ort in den Finanzämtern, sondern zentral im Druck- und Versandzentrum (DVZ) des Landeszentrums für Datenverarbeitung (LZfD) in Karlsruhe ausgedruckt und versandt. Auf den Ausdruck der Aktenausfertigung wird verzichtet, da die Dokumente nun digital in der elektronischen Akte abgelegt werden. Dort können sie jederzeit eingesehen werden. Die Abbildung der Zeichnungs- und Beteiligungsprozesse wurde vollständig über das digitale Workflowsystem abgebildet. Damit wurde eine papierlose und medienbruchfreie Bearbeitung ermöglicht und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei diesen Prozessen optimal unterstützt.
Umsetzung und Weiterentwicklung
Das Landeszentrum für Datenverarbeitung (LZfD) setzt mit CIB flow neue Standards in der Finanzverwaltung. Seit April 2021 werden dort Zeichnungs- und Beteiligungsprozesse digitalisiert, begleitet von einem zentralen Dokumentenversand. Zu den wichtigsten Funktionen zählen:
CIB flow ist ein Meilenstein in der digitalen Verwaltung, der sowohl die Effizienz als auch die Umweltfreundlichkeit in den Finanzämtern deutlich verbessert.
Für die schnelle und effiziente Implementierung der neuen Prozesse hat die Oberfinanzdirektion Karlsruhe auf die Expertise unserer erfahrenen Prozessberater vertraut. Mit ihrem fundierten Wissen und ihrer umfassenden Erfahrung gewährleisten sie eine nahtlose und erfolgreiche Integration der Prozesse.
Zusammenfassung und Rückblick
Die bundesweite Einführung unseres Workflowsystems markiert einen Wendepunkt in der digitalen Transformation der Finanzverwaltung. Mit über 5 Millionen digital abgewickelten Vorgängen setzen wir neue Maßstäbe:
- Papierlose Effizienz: Durch die Einführung der elektronischen Akte und die Vermeidung von Papierausdrucken optimieren wir den Ressourceneinsatz und die Portokosten.
- Flexibles Arbeitsmodell: Die digitale Prozessgestaltung ermöglicht ortsunabhängiges Arbeiten und fördert die Work-Life-Balance.
- Umweltbewusstsein: Durch die Digitalisierung traditioneller Prozesse konnten bereits mehrere LKW-Ladungen Papier eingespart und Bearbeitungs- und Antwortzeiten beschleunigt werden.
Unser Engagement für digitale Innovationen spiegelt unser Streben nach einer effizienteren, umweltfreundlicheren und flexibleren Verwaltung wider.
Bürgerinnen und Bürger im Rahmen des OZG
Ab dem 1. Januar 2023 sind wir im Rahmen des Onlinezugangsgesetzes (OZG), einer Initiative zur Förderung der digitalen Verwaltung, bereit, alle Verwaltungsdienstleistungen auch elektronisch anzubieten. Durch die laufende Optimierung und Erweiterung unserer digitalen Prozesse, insbesondere in den Finanzämtern, stellen wir einen reibungslosen und effizienten Service sicher:
- Digitale Zustellung: Bürgerinnen und Bürger profitieren von einer schnelleren und umweltfreundlicheren elektronischen Zustellung von Dokumenten.
- OZG-Konformität: Unsere OZG-Konformität unterstreicht unser Ziel einer modernen, barrierefreien und digitalen Verwaltung.
Mit unserem Engagement für die digitale Verwaltung erleichtern wir den Alltag der Bürgerinnen und Bürger und tragen aktiv zur Digitalisierung der Gesellschaft bei.
Möchten Sie erfahren, wie Sie CIB flow für Ihre öffentliche Einrichtung nutzen können?
Sprechen Sie mit unseren Workflow-Experten und lassen Sie sich beraten! Mit unseren CIB Lösungen helfen wir Ihnen, die Digitalisierung zu meistern.
