Schneller, besser, sicherer: Mit ihrem neuen Korrespondenzmanagement-System punktet die GLS Bank auf ganzer Linie. Die CIB software GmbH hat dafür einen entscheidenden Beitrag geleistet – mit einem hochkomplexen Bausteinkonzept und dem innovativen Einsatz von Barcodes.
Die GLS Bank: eine ”Good Bank“
Die GLS Bank in Bochum ist eine Genossenschaftsbank mit sozial-ökologischem Konzept und freut sich über großes und anhaltendes Wachstum. Für die steigenden Kundenzahlen waren die bestehenden Prozesse zur Abwicklung von Anträgen und Korrespondenz allerdings nicht mehr geeignet. Deshalb entschied sich die Bank, künftig konsequent das bank21- Korrespondenzmanagement basierend auf CIB coSys einzusetzen. Dafür hat die CIB software GmbH das Kernbankensystem gemeinsam mit der GLS Bank und der GAD so erweitert, dass es optimal auf die Prozesse der GLS Bank abgestimmt ist. Björn Haase, Mitarbeiter der Gesamtbankorganisation und IT Projektmanagement in der GLS Bank: ”Entscheidend für uns war sowohl eine Zeit- und Kostenersparnis durch die Prozessoptimierung als auch ein Gewinn an Qualität und Sicherheit.“
Viele Eingangskanäle – ein Standardprozess
Für das neue System hat die CIB ein hochkomplexes Bausteinkonzept entwickelt, mit dem sich die Kundenkorrespondenz bei einem Minimum an Aufwand und einem Maximum an Automatisierung abwickeln lässt. Möchte ein Kunde zum Beispiel ein Girokonto eröffnen, leitet das neue System den Mitarbeiter durch den gesamten Ablauf und generiert volldatenversorgt im Hintergrund alle Dokumente, die der Gesetzgeber oder die Bank erfordert. ”Das bringt zum einen Rechtssicherheit und ist zum anderen eine große Erleichterung“, weiß Björn Haase. ”Jetzt kann sich der Mitarbeiter wirklich auf die Kunden konzentrieren und ist nicht primär mit der Einhaltung von Richtlinien beschäftigt.“
Innovatives Barcode-System
Dank einer komplexen Logik können auch individuelle Anschreiben passend für nahezu alle Anwendungsfälle dynamisch aus nur einer Vorlage generiert werden. Im Anschreiben ist zudem aufgeführt, welche Formulare der Kunde bekommt und welche davon die Bank als Rückläufer erwartet. Um zu überprüfen, ob der Kunde tatsächlich alle benötigten Dokumente zurückgeschickt hat, kommt ein innovatives Barcode-System zum Einsatz: Auf jedes Dokument, das der Kunde erhält, wird ein dynamisch generierter QR-Code aufgebracht. Er enthält alle für den Rücklauf wichtigen Informationen: zum Beispiel zu welchem Kunden und welchem Vorgang das Dokument gehört, wie viele Seiten es hat und ob es sich um ein aufbewahrungspflichtiges Dokument handelt. Wenn Dokumente vom Kunden in der Bank eintreffen, werden sie mit einem gängigen Multifunktionsscanner eingelesen und an das bank21-System geleitet. Anhand des Barcodes erkennt dieses sofort, um welches Dokument es sich handelt, und sortiert es dem jeweiligen Vorgang zu.
”Es läuft wie ein Uhrwerk“
Mittlerweile läuft das neue System auf Volllast und die Bank hat bereits mehr als 100.000 Aufträge darüber abgewickelt. ”Es läuft wie ein Uhrwerk“, berichtet Björn Haase. ”Dabei war die CIB für uns ein wertvoller Partner, den ich nicht missen möchte. Nicht nur die technische Umsetzung, sondern auch die Consulting-Begleitung war exzellent. Hier merkt man einfach, dass die Berater ihr System auf Herz und Nieren kennen. Sie verstehen dabei die Anforderungen des Kunden und finden proaktiv und kreativ geeignete Lösungen.“ Von der Weiterentwicklung des Kernbankensystems bank21 für die GLS Bank können in Zukunft auch andere Banken profitieren. Zwar ist das neue System prozessual auf die GLS Bank abgestimmt, lässt sich aber sehr individuell konfigurieren. Jede Bank, die bank21 nutzt, kann es nach einer vorherigen Consulting-Analyse und Abstimmung für sich einsetzen. Die CIB software GmbH unterstützt Interessenten gerne dabei.
