Aus der Versandsoftware direkt ins SAP-System: Die Dyckerhoff GmbH hat eine raffinierte Lösung zur Archivierung von Lieferscheinen entwickelt – und nutzt dafür den CIB pdf brewer. So spart das Unternehmen Kosten und gewinnt Rechtssicherheit.
Dyckerhoff ist einer der führenden Hersteller von Zement und Transportbeton in Deutschland. Der Konzern, der Teil der Buzzi Unicem Gruppe ist, besteht aus der in Deutschland operativ tätigen Dyckerhoff GmbH und ihren Konzerngesellschaften in Luxemburg, den Niederlanden, Polen, der Tschechischen Republik und der Slowakei, der Ukraine und den USA. Seit der Gründung im Jahr 1864 befindet sich der Firmensitz in Wiesbaden im Stadtteil Amöneburg. Mittlerweile beschäftigt Dyckerhoff weltweit rund 6.000 Mitarbeiter und davon 1.800 in Deutschland. Das Unternehmen setzt die PDF-Software von CIB für Rechnungen und Lieferscheine ein, um deren optische Archivierung zu ermöglichen.
Eine Million Lieferscheine im Jahr
Allein im Geschäftsbereich Beton fallen bei Dyckerhoff zirka 500.000 Rechnungen und eine Million Lieferungen im Jahr an. Die Lieferscheine zu diesen Vorgängen müssen aus steuerlichen Gründen samt Unterschrift archiviert werden. Früher erfolgte das in Papierform – für die Lagerung der Dokumente musste das Unternehmen eigens Container anmieten. Bei Rückfragen zu einem Beleg war der Rechercheaufwand außerdem erheblich. Daraus ergab sich eine herausfordernde Aufgabenstellung: Künftig sollten Lieferscheine direkt elektronisch im PDF/A-Format mit eingebetteter biometrischer Unterschrift im SAP-System archiviert werden – ohne Medienbrüche. Als wichtiges Werkzeug kommt dabei der CIB pdf brewer zum Einsatz.
Vom Datenstrom zum revisionssicheren PDF/A-Dokument
& Finanzen und Controlling
Dyckerhoff hat für die beiden Geschäftsbereiche Zement und Beton jeweils selbst entwickelte Versandsysteme im Einsatz. Diese erzeugen standardmäßig Druckaufträge für die Lieferungen, die angelegt werden – allerdings nur als Datenstrom und ohne optisches Abbild. ”Die entscheidende Frage war: Wie bekommen wir aus dem Druckstrom, den unsere Versandsoftware erzeugt, nachher ein fertiges PDF/A mit eingebetteter biometrischer Signatur?“, erklärt Thomas-Lars Böhm, Abteilungsleiter für SAP-Anwendungsentwicklung und für die Module Finanzen und Controlling. Dafür benötigte das Unternehmen eine PDF-Software, die einen großen Funktionsumfang bietet und kommandogesteuert aufrufbar ist, sodass sie in den Gesamtprozess eingebunden werden kann. ”Für uns gab es nur eine Software, die funktioniert hat, und das war der CIB pdf brewer“, sagt Thomas-Lars Böhm.
Einfacher Ablauf – komplexe Lösung
Heute ist der CIB pdf brewer Teil einer komplexen Archivierungs-Gesamtlösung mit SAP-Anbindung. Der Ablauf sieht folgendermaßen aus: Spediteure bestellen bei Dyckerhoff über das Internet ihr gewünschtes Baumaterial. Sie fahren am Versandterminal mit dem LKW vor, authentifizieren sich mit einer Chipkarte, erhalten einen Abholschein, werden an der Ladestraße beladen und unterschreiben auf einem Penpad, dass sie ihre Ladung erhalten haben. Das Penpad der Firma signotec zeichnet nicht nur das Abbild der Unterschrift auf, sondern auch Daten wie Aufdruckstärke, Druckverlauf, Stiftposition, Schreibpausen etc. Dadurch hat diese elektronische Signatur dieselbe Beweiskraft wie eine Unterschrift auf Papier.
Ein elektronischer Lieferschein entsteht
Für den elektronischen Lieferschein wandelt die Shareware ”pcl to pdf“ der Firma OakDoc den Druckdatenstrom des Versandsystems in ein PDF-Dokument um. Der CIB pdf brewer überlagert dieses Text-Dokument nun mit dem optischen Abbild des Lieferscheinformulars, indem er Logo und Fußzeile einfügt. Da auch die Gefahrgutsymbole auf der Rückseite des Lieferscheins mit archiviert werden müssen, hängt die CIB-Software diese als zweite Seite an das PDF-Dokument an. Anschließend konvertiert der CIB pdf brewer die Datei ins PDF/A-Format. Im letzten Schritt fügt die Software des Penpad-Herstellers die zuvor aufgezeichnete biometrische Unterschrift des Spediteurs in das Dokument ein. Das für die Archivierung fertige PDF wird auf den Server geladen und gemeinsam mit dem zugehörigen Rechnungsbeleg im SAP-System abgelegt.
Schneller, preiswerter, sicherer
”Für uns ist diese Archivierungslösung eine Riesen-Prozessoptimierung“, sagt Thomas-Lars Böhm. Früher mussten Kollegen, die Rückfragen zu einem gebuchten Beleg hatten, den Lieferschein umständlich in der Versandstelle anfordern. Jetzt können sie Lieferschein und Beleg selbst schnell aus dem Archiv heraus abrufen. Da die elektronische Archivierung direkt aus dem Versandsystem ohne Medienbrüche erfolgt, werden Fehlerquellen vermieden. Das System bietet Rechtssicherheit und spart Papierkosten. Thomas-Lars Böhm: ”Wir drucken keine Duplikate mehr für Ausgangsbelege und Lieferscheine für uns aus. Der Prozess ist so, dass ihn auch Finanzamt und Wirtschaftsprüfung akzeptieren.“
Dyckerhoff hat die Archivierungslösung mit CIB pdf brewer mittlerweile an sieben Standorten in Deutschland im Einsatz. Auch in Polen soll das System eingeführt werden. ”Wir sind froh, dass wir mit dem CIB pdf brewer ein Produkt gefunden hatten, das genau unsere Anforderungen abdeckt“, sagt Thomas-Lars Böhm.
