Den Bürgern nutzerfreundliche Dienstleistungen digital anbieten und gleichzeitig die Mitarbeiter in der Verwaltung von Routinearbeiten und menschlichem Automatismus befreien. CIB coSys liefert ein barrierefreies und intelligentes Vorlagenmanagement, das für Effizienz in den Prozessen der öffentlichen Verwaltung sorgt. Das spart interne Ressourcen in der IT und beschleunigt die Verwaltungsdigitalisierung enorm.
„CIB coSys – effiziente Vorlagen für die digitalisierte Verwaltung“ , so titelt ein Blogbeitrag der Landeshauptstadt München (März 2021) und kommentiert weiter: „Damit die Landeshauptstadt München ihre Dienstleistungen in Zukunft digital, schnell und effizient anbieten kann, müssen im Hintergrund eine Reihe von Systemen optimiert oder neu eingeführt werden. Ein Faktor, der in fast allen Online-Services eine entscheidende Rolle spielt, sind Vorlagen. Mit coSys, dem neuen Vorlagenportal Münchens, erreicht die Verwaltung jetzt ein neues Level.“
Benutzerfreundlich, einheitliches Layout, schlanker Vorlagenbestand
Allein die Konsolidierung des Bestandes von etwa 200.000 auf ca. 25.000 Dokumentvorlagen hat den Aufwand signifikant reduziert. Denn mit der Einführung von coSys erfolgen die Pflege der Dokumentvorlagen und die Erzeugung der Dokumente nun zentral über eine Plattform. Dadurch müssen Anpassungen am Layout nur einmal vorgenommen werden und wirken sich anschließend auf alle Dokumentvorlagen aus. Durch die Versionierung ist zudem sichergestellt, dass keine veralteten Vorlagen mehr zum Einsatz kommen.
Effizientere Geschäftsprozesse
Nicht nur in der digitalen Vorlagenverwaltung glänzt coSys. Auch Geschäftsprozesse werden schneller und effizienter. Durch das digitale Dokumentenmanagement kann zukünftig auf Laufzettel und Unterschriftenmappen verzichtet werden. Die aus Vorlagen erzeugten Dokumente lassen sich über einen Prozess-Workflow freigeben. Darüber hinaus sind große Datenmengen kein Problem mehr. Dank der leistungsstarken Lösung von CIB werden eine Vielzahl von Dokumenten schnell bearbeitet und versendet.
Als barrierefreie Software im Einsatz
Die Landeshauptstadt München setzt coSys als barrierefreie Software ein – zertifiziert von der Stiftung Pfennigparade. Ein wichtiger Baustein dafür ist die nach BITV 2.0 zertifizierte Barrierefreiheit der Lösung. “Das heißt, die Lösung ist für Menschen mit Behinderung, hier im Speziellen für blinde und sehbehinderte Mitarbeitende, geeignet”, bestätigt die Landeshauptstadt München. Wichtig ist neben der Barrierefreien Anwendung auch die Barrierefreiheit der erzeugten Dokumente.
Im Überblick
CIB coSys ermöglicht die dynamische und zentrale Dokumentenerstellung aus intelligenten Vorlagen mit revisionssicherer Verwaltung. Der barrierefreie Dokumentenaustausch ist dabei absolut sicher und anwenderfreundlich. Jährlich werden mit coSys über 2.000.000.000 Dokumente generiert, dabei sind aktuell über 200.000 Vorlagen im Einsatz.
