(II) Prozessautomation: Wie aus der Maus ein Elefant wurde

Bei CIB geht es um Effizienz, Produktivität und Fortschritt. Eines unserer Ziele ist es, dass der Mensch durch die Automation von Prozessen, von jeglichen mechanischen Aufgaben befreit wird.

„Und aus der Maus…

Alles begann mit der allgemeinen Frage, inwieweit man routinemäßige Prozesse, z. B. in der Verwaltung vereinfachen kann. Beobachten wir einmal ein Dokument auf seiner Reise durch einen beispielhaften Prozessablauf.

1. Eine Rechnung erreicht die CIB Verwaltung über den Posteingangskanal E-Mail.
2. Zuerst wird das Dokument revisionssicher (in CIB doXima) archiviert.
3. Anschließend wird mit Hilfe (von CIB doXiview) ein SEPA-Datensatz zur Bezahlung erstellt.
4. Dieser Datensatz wird in einem Bezahlprogramm wie „StarMoney“ für eine Überweisung verwendet.
5. Der Dokumentstatus der Rechnung wird (in CIB doXima) aktualisiert.

Wie erzielt CIB die Maschinensteuerung dieses beispielhaften Ablaufs?

1. Durch das Erleichtern der Kommunikation zwischen den Komponenten unseres CIB Ökosystems, dem Projekt Common-Connectors.
2. Durch das Verbinden unserer modularen Lösungen zu Prozessabläufen nach dem Legokastenprinzip, dem Projekt Element-Templates.

Nur wenn das Dokument von selbst von einem Modul zum nächsten springen kann, können unsere Mitarbeiter von routinebehafteten Arbeiten wie „Mails abrufen“, „Dokument in CIB doXima archivieren“, „Rechnung überweisen“ und „Dokumentstatus ändern“ entlastet werden und sich auf die eigentliche Aufgabe „Genehmigung der Rechnung“ konzentrieren. Wir haben einen komplexen Prozess auf eine einzige Aufgabe reduziert, und die Effizienz dadurch erheblich erhöht!

Bereits seit März 2018 ist dieser Prozess bei unserer Rechnungsstellung im Consulting Bereich für Fiducia & GAD IT AG produktiv. Seit Juni 2018 werden 100% aller Rechnungen und Gutschriften an diesen Kunden automatisch verarbeitet! 

Ergebnis?

Insgesamt werden, bei 53 Vorgängen, ca. 2 Arbeitsstunden pro Monat bei uns gespart, im Vergleich zu 4 Arbeitsstunden pro Monat davor. Wir sind nun doppelt so schnell!

Seid gespannt auf den nächsten Artikel dieser Serie, in dem wir uns ein bisschen genauer mit dem Common-Connectors Projekt auseinandersetzen werden!

…wurde ein Elefant.”